Ab dem 01. Januar 2025 besteht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern in der Regel als E-Rechnung ausgestellt werden. Für diese E-Rechnung ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, der Empfänger muss jedoch technisch in der Lage sein, die E-Rechnung zu empfangen.

Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027.

2025: Ab 01. Januar 2025 müssen E-Rechnungen empfangen werden können. Unternehmen können im Jahr 2025 allerdings auch noch sonstige Rechnungen (PDF- oder Papierrechnungen) schreiben, dafür muss allerdings der Rechnungsempfänger zustimmen. 

2026:  Bis einschließlich 2026 dürfen noch sonstige Rechnungen genutzt werden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. 

2027: Sonstige Rechnungen dürfen nur noch von Unternehmen ausgestellt werden, wenn der Vorjahresumsatz (im Jahr 2026) maximal 800.000 € betragen hat. Lag der Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 € muss dieses Unternehmen zwingend E-Rechnungen versenden. 

Ab 2028: Ab dem 01. Januar 2028 sind ausschließlich E-Rechnungen im strukturierten Datensatzformat (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD) erlaubt. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen E-Rechnungen verwenden. Es gelten die in Punkt 12 genannten Ausnahmen allerdings auch nach 2028 weiter. 

Die bekannten Regeln sind für das Jahr 2024 noch anwendbar. Eine Rechnung im strukturierten Format kann verwendet werden. Dies muss allerdings noch in Absprache mit dem Leistungsempfänger erfolgen. Die Definition von E-Rechnungen ist noch nicht rechtlich bindend. PDF- oder Papierrechnungen können uneingeschränkt eingesetzt werden. 

PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen gelten fortan als „sonstige Rechnungen”. Bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen noch zulässig. Ab 2028 müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich in einem strukturierten E-Rechnungs-Format ausgestellt werden.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format (z.B. XML), die maschinenlesbar ist, direkt in IT-Systeme übernommen werden kann und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Art der Rechnung kann von allen Buchhaltungssystemen so ausgelesen werden, dass die relevanten Rechnungsinformationen direkt und ohne weitere Bearbeitung verarbeitet werden können. 

Das Format einer E-Rechnung muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen oder ein zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbartes Format sein. Dieses Format muss die vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen.

Aktuell anerkannte Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).

Nein, eine zusätzliche menschenlesbare Version (wie ein PDF) ist nicht erforderlich. Die maschinelle Lesbarkeit der strukturierten Daten reicht aus, um die E-Rechnung zu verarbeiten. Optional kann aber ein solches Dokument beigefügt werden.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen, EDI-Verfahren oder ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.

Rechnungen, die nicht im strukturierten elektronischen Format vorliegen (z. B. PDF ohne Datensätze, E-Mails, Bilddateien), gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen” und nicht als E-Rechnung. Diese können weiterhin verwendet werden, wenn keine Verpflichtung zur E-Rechnung besteht. Besteht die Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung, ist diese Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Ja, wenn 

• es sich um eine Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro Rechnungsbetrag handelt (Gesamtbetrag auf der Rechnung);
• der Leistungsempfänger/ Rechnungsempfänger ein Nicht-Unternehmer (Privatperson) oder die Leistung für den nicht unternehmerischen Bereich bestimmt ist;
• mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist;
• es sich um eine steuerfreie Leistung handelt (siehe Frage 15);
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) ausgestellt werden.

In solchen Fällen kann die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen. Der Gesamtbetrag bezieht sich auf die Summe aller Teilbeträge, die in der Rechnung enthalten sind. Dies gilt auch dann, wenn in einer Rechnung mehrere Lieferungen oder Leistungen zusammengefasst wurden. Diese Kleinbetragsrechnungen können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Ja, mit Zustimmung des Empfängers kann auch eine Kleinbetragsrechnung als E-Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Das Ausstellen als Papierrechnung ist bei Kleinbetragsrechnungen auch weiterhin möglich.

Für Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, muss keine E-Rechnung ausgestellt werden. Dazu zählen im Wesentlichen folgende Umsätze:

• Verkäufe von Grundstücken (und Gebäuden), die umsatzsteuerfrei sind (§ 4 Nr. 9 a UStG);
• Vermietung und die Verpachtung von Grundstücken, soweit auf die Umsatzsteuerfreiheit nicht verzichtet wurde (freiwillig mit Umsatzsteuer überlassen), § 4 Nr. 12 a UstG.

Wichtig: Wurde auf die Umsatzsteuerfreiheit verzichtet und es erfolgt eine steuerpflichtige Vermietung oder Verpachtung, ist hier eine E-Rechnung zu stellen (vgl. Frage 34 „Was gilt bei Dauerschuldverhältnissen?”).

Ja, die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt auch für Gutschriften. Des Weiteren müssen auch E-Rechnungen für Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (sog. § 13b UstG Umsätze), Kleinunternehmer und bestimmte andere Sonderfälle wie Reiseleistungen oder Differenzbesteuerung angewendet werden.

Bei der Prüfung der Übergangsregelung für das Jahr 2027 ist die 800.000 € Grenze aus Sicht des Gutschrift-Ausstellers zu prüfen. 

Sonstige Rechnungen sind ab 2025 alle Rechnungen, die in Papierform oder in nicht strukturierten elektronischen Formaten (z.B. PDFs ohne integrierte Datensätze, gescannte Rechnungen als PDF) ausgestellt werden.

Unabhängig vom Format (E-Rechnung oder sonstige Rechnung) muss eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, wenn eine Rechnungspflicht besteht.

Eine E-Rechnung kann jederzeit ausgestellt und übermittelt werden. Im Rahmen der Übergangsfristen ist eine E-Rechnung möglich, wenn der Empfänger zugestimmt hat. Diese Zustimmung kann formlos, auch stillschweigend (es wurde nicht explizit widersprochen), erfolgen.

Falls der Umsatz sowohl den unternehmerischen als auch den nichtunternehmerischen Bereich betrifft, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung für den unternehmerischen Bereich vor.

Ja, auch Landwirte, die nach § 24 UStG pauschalieren müssen zukünftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und auch zu versenden. Selbst geschriebene Rechnungen müssen nach den Übergangsfristen auch als E-Rechnung geschrieben werden. Wird im Gutschriftsverfahren abgerechnet, müssen auch diese Gutschriften als „E-Gutschriften” erstellt werden.

Kleinunternehmer müssen nach Ablauf der Übergangsfrist auch E-Rechnungen ausstellen.

Bei der Verpachtung eines landwirtschaftlichen Betriebes handelt es sich im Grundsatz um steuerfreie Verpachtungsleistungen. Hierfür muss demnach keine E-Rechnung geschrieben werden. Für die Pachtzahlung kann auch weiterhin eine Papierrechnung geschrieben werden.

Wurde auf die Umsatzsteuerfreiheit verzichtet oder werden Betriebsvorrichtungen mit verpachtet, dann ist für diese Umsätze eine E-Rechnung zu schreiben. Es reicht bei sog. Dauerschuldverhältnissen aus, wenn für den ersten Abrechnungsmonat (z.B. Januar 2025) eine E-Rechnung übersandt wird. Eine weitere E-Rechnung muss erst wieder verfasst werden, wenn sich an den Rechnungsangaben (z.B. Empfänger/Pächter, Entgelt/ Höhe der Pacht etc.) etwas ändert. 

Zulässige E-Rechnungsformate sind z. B.:

1. Nationale Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1);
2. Europäische Formate wie Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.

Es sind auch andere Formate zulässig, die die Richtlinien der Norm EN 19931 erfüllen. 

Ein hybrides Format besteht aus einem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF). Beispielsweise fällt das Format ZUGFeRD unter die hybriden Rechnungsformate.

E-Rechnungen müssen den Anforderungen der Normenreihe EN 16931 entsprechen. Diese Normenreihe ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten, z. B. im XML-Format.
Weitere Informationen finden Sie hier: FAQ zum Thema XRechnung

Ja, ein abweichendes Format kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben vollständig extrahiert und weiterverarbeitet werden können.

Die Lesbarkeit bezieht sich auf die maschinelle Lesbarkeit der strukturierten Daten. Bei hybriden Formaten geht der maschinenlesbare Teil dem menschenlesbaren Bildteil vor.

Eine E-Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil enthalten und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ergänzende Angaben können in einem Anhang hinzugefügt werden.

Vertragsparteien können sich auf verschiedene elektronische Rechnungsformate und Übermittlungswege einigen, z.B. E-Mail, elektronische Schnittstellen oder zentrale Speicherorte. Wichtig ist nur, dass sich die Vertragsparteien auf einen Übermittlungsweg einigen.

Ja, Unternehmer können externe Dienstleister für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen nutzen. Der leistende Unternehmer muss jedoch sicherstellen, dass der Dienstleister die gesetzlichen Anforderungen einhält.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme, hat er kein Anrecht auf die Ausstellung einer alternativen Rechnung. Der Rechnungsaussteller hat die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt und nachweislich übermittelt hat.

Ja, Verträge können als Rechnung betrachtet werden, wenn sie die erforderlichen Angaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten. Der zugrundeliegende Vertrag kann als Anhang in die E-Rechnung aufgenommen werden.

Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Miet- oder Pachtverhältnis) ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Änderungen brauchen erst zu erfolgen, wenn sich die Pflichtangaben ändern (z. B. bei einer Mieterhöhung). Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und unveränderbar ist. Die Aufbewahrungspflichten gelten auch für ergänzende Dokumente, die steuerrelevante Informationen enthalten. Das bedeutet, dass E-Rechnungsdateien auch elektronisch aufbewahrt und gespeichert werden müssen. Das Ausdrucken der E-Rechnung und Ablegen als Papierbeleg ist keine zulässige Aufbewahrungsform. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt auch für E-Rechnungen. 

Bis Ende 2026 können Rechnungen für vor diesem Datum erbrachte Leistungen auch in anderer Form als E-Rechnung ausgestellt werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungsempfänger jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist und stattdessen eine andere Rechnung ausgestellt wird, berechtigt diese nicht zum Vorsteuerabzug. Eine Korrektur ist durch Ausstellung einer E-Rechnung möglich.

Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage ist eine Berichtigung der ursprünglichen E-Rechnung nicht erforderlich. Es genügt, in der Rechnung auf die vereinbarte Minderung des Entgelts hinzuweisen.

Juristische Personen des öffentlichen Rechts unterliegen der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen, solange sie umsatzsteuerbare Leistungen erbringen.