Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen und wurden vom Gesetzgeber in das Umsatzsteuergesetz aufgenommen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; es ist keine PDF-Rechnung.
Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der o.g. Norm strukturierten Formate eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Das strukturierte elektronische Daten-Format muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger jedoch bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung müssen zum Jahreswechsel ab 2025 zumindest den Empfang der E-Rechnung ermöglichen, z.B. über das Einrichten einer E-Mail-Adresse.
Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen, bzw. in denjenigen Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Hinweis:
Die mit uns zusammenarbeitenden Software-Anbieter NLB und DATEV können bereits jetzt sämtliche Anforderungen zum Empfang sowie zur revisionssicheren Ablage von E-Rechnungen sicherstellen.
Zudem bietet es sich in vielen Fällen an, die E-Rechnungspflicht zum Anlass zu nehmen, laufende Prozesse im Unternehmen zu optimieren und die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Die Gestaltung neuer Prozesse ist zwar zunächst aufwändig und mit der Inanspruchnahme von Ressourcen und Zeit verbunden. Wer frühzeitig beginnt, profitiert aber später eher von den sich daraus ergebenen Vorteilen. Es empfiehlt sich daher, kurzfristig die eigenen internen Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um eine effiziente Abwicklung der E-Rechnung zu ermöglichen. Dies kann die Implementierung entsprechender Software-Lösungen, wie NLB oder DATEV, umfassen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Hinweis:
Der Gesetzgeber hat bewusst Übergangsregelungen geschaffen und etwaige Verzögerungen bei der Umsetzung einkalkuliert. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung allerdings zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt müssen im Unternehmen die technischen Voraussetzungen gegeben sein.
Quelle: Wachstumschancengesetz, BGBl. I Nr. 108 vom 27. März 2024