Der Gesetzgeber hat mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende März 2024 die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen gesetzlich verankert. Hiernach ist der Empfang von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend zu gewährleisten. Für Ausgangsrechnungen ist eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 vorgesehen.

Was sind E-Rechnungen?

Als E-Rechnung gelten grundsätzlich nur Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Vereinfacht dargestellt handelt es sich hierbei um einen besonderen Datensatz im XML-Format. In Deutschland erfüllen die Anforderungen aktuell unter anderen der XStandard (X-Rechnung) oder das ZUGFeRD-Format. Zusätzlich können sich Rechnungsaussteller und ‑empfänger auf die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Formats einigen, wie etwa das gängige EDI-Verfahren.

Hinweis:
Somit sind insbesondere Rechnungen im PDF-Format nicht als elektronische Rechnungen anerkannt. Sie gelten als Papierrechnung.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung ist, dass die E-Rechnung Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz darstellt. Dies gewährleistet, dass Rechnungen ohne Medienbrüche elektronisch übermittelt und empfangen werden können. Somit besteht keine Gefahr der Informationsverfälschung.

Wer ist betroffen?

Betroffen von der neuen E-Rechnung sind zunächst alle Unternehmer, denn diese müssen technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können. Diese Pflicht zum Empfang von Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 ohne weitere Übergangsregelungen. Die technischen Voraussetzungen müssen bis dahin zwingend geschaffen sein.

Des Weiteren besteht ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für bestimmte Umsätze. Allerdings gewährt der Gesetzgeber für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen:

• Bis einschließlich 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig.
• Im Jahr 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur zulässig für ausstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz in Höhe von max. 800.000 €.
• 2026 und 2027 sind PDF-Rechnungen zulässig, wenn der Austausch im EDI-Verfahren erfolgt und der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Ab 2028 gelten dann ausschließlich die neuen Anforderungen an die E-Rechnung.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (sog. B2B-Bereich) im Inland.

Betroffen sind aber auch Vermieter, die zur umsatzsteuerpflichtigen Vermietung optiert haben. Der Mietvertrag kann künftig nicht mehr als Rechnung genutzt werden.

Eine Abrechnung per Gutschrift (Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger) wird dagegen auch künftig zulässig sein, sofern dies vorher vereinbart wurde.

Lösung für Landwirte über die NLB-Software

Eingangsrechnungen (Pflicht ab 1. Januar 2025)

Für den Eingang von elektronischen Rechnungen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Sinnvollerweise nutzt man automatisierte Schnittstellen, damit per E-Mail eingehende Rechnungen vollautomatisch importiert werden können. Es ist möglich, eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen in „nlb-online“ einzurichten. Für Rechnungen, die nicht per E-Mail verschickt, sondern in Online-Portalen zur Verfügung gestellt werden, kann über die Schnittstelle des NLB-Partners GetMyInvoices der Abruf erfolgen. 

Durch die Nutzung der Cloud-Variante „nlb-online“ werden die Dokumente GoBD-konform und sicher im NLB-Rechenzentrum gespeichert. Ein Zugriff auf die Belege ist jederzeit möglich. 

Ausgangsrechnungen (Pflicht spätestens ab 1. Januar 2028)

Mit dem Programm Ass-Fakt besteht die Möglichkeit, eine Vielzahl von E-Rechnungen zukünftig zu erstellen und die Buchungen daraus automatisch in die NLB-Programme zu übernehmen.

Bei nur wenigen zu erstellenden E-Rechnungen wird die NLB noch in diesem Jahr eine webbasierte Faktura-Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen ausgeben.

Die NLB bietet ab Mitte des Jahres wöchentlich kostenlose Infoveranstaltungen an (Dauer rd. 90 Minuten), in denen u.a. optimale Lösungen zum Empfang und zur Erstellung von elektronischen Rechnungen mithilfe der NLB-Programme gezeigt werden. Eine Anmeldung kann bereits jetzt erfolgen unter www.nlb.de/e-rechnung. Dort finden Sie auch weitere Informationen. 

Lösung über die DATEV-Software

Selbstverständlich bietet auch die DATEV entsprechende Lösungen an, z.B. über „unternehmen-online“ oder „Auftragswesen next“ (https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/).

Hinweis:
An der elektronischen Rechnungsstellung führt kein Weg vorbei. Wir sichern Ihnen unsere Unterstützung bei der Umsetzung zu und verweisen bereits heute auf die Softwarelösungen von NLB und DATEV, die in bereits bestehende Buchhaltungen integriert werden können.
Eine frühzeitige Umsetzung ist ratsam. Insbesondere im Hinblick auf die Erweiterung der internen Büroorganisation in Verbindung mit digitalen Prozessen in der Buchhaltung kann die E-Rechnung durchaus eine Chance sein, künftig schneller und vor allem effizienter zu arbeiten.